skip to Main Content

Een les in veranderen

Gemeente Opmeer besloot twee jaar geleden met 4 andere gemeentelijke organisaties in West-Friesland en het ICT Shared Service Centrum te starten met het project de “Digitale Werkomgeving”.

6 Maanden geleden kreeg ik de opdracht om de vertaling te maken van wat er regionaal was bedacht naar de implementatie in de gemeente. Door de gebruiker altijd als uitgangspunt te nemen moest ik ervoor waken dat het project enkel een ICT feestje zou worden. De werknemer in Opmeer moest meegenomen worden in het project en wat belangrijk was, de voordelen gaan zien van een vernieuwde digitale werkplek.


Want waarom zou je iedereen een mobiele telefoon geven als er op elke werkplek al een vaste telefoon staat?

Waarom moet ik verplicht een code voor schermvergrendeling op mijn telefoon?

Waarom moet ik mijn netwerkschijf anders inrichten als ik alles nu kan terugvinden?

Waarom zouden we minder moeten mailen?

Kortom, waarom zou ik het anders doen dan hoe ik het tot nu toe altijd heb gedaan?

Een selectie van de vragen die ik de afgelopen maanden vaak te horen heb gekregen.


Elke verandering is moeilijk. Dit wist ik vooraf. Het was mij meerdere keren tijdens mijn studie in vakken als Organisatieontwikkeling verteld, maar dat het zo moeilijk zou zijn, had ik van tevoren niet kunnen bedenken. Elke verandering hoe klein ook vroeg om een heldere communicatie vooraf en de nodige nazorg achteraf.
Toen ik hier tijdens het uitrollen van nieuwe telefoons achter kwam, bedacht ik dat ik nog iets belangrijks had geleerd tijdens mijn studie. Een verandering in een organisatie is niet te plannen. De planmatige benadering van organisatieveranderingen waarbij van bovenaf veranderingen worden geïmplementeerd en ervan uit wordt gegaan dat een verandering een begin, midden en eind heeft is in dit geval totaal niet van toepassing en zou ook niet succesvol zijn.
Werknemers zoveel mogelijk betrekken bij het project en het project constant blijven evalueren en bijsturen werd een belangrijk uitgangspunt.

  • Een feestelijke Kick-off met een testopstelling waar werknemers konden zien hoe hun nieuwe werkplek eruit kwam te zien en ze keuzes en wensen voor mobiele devices konden doorgeven;

  • Een presentatie vooraf toen werknemers overgingen naar Windows 10 en nieuwe versies van Word, Outlook etc. kregen


  • Twee volle dagen waar werknemers hun telefoon konden ophalen en met ondersteuning konden installeren.

Deze momenten hebben niet alleen de werknemers van de benodigde informatie voorzien, maar vooral mij een enorme hoeveelheid informatie, adviezen en verbeterpunten opgeleverd.
Deze info heb ik altijd zo snel mogelijk teruggekoppeld aan de ICT, zodat wij gezamenlijk waar nodig konden bijsturen.

Het project is nog niet ten einde. Over een paar weken wordt er in de gemeente een grote hoeveelheid laptops uitgerold. Daarnaast zijn wij in de regio gestart met voorbereiding van Fase 2 van het project genaamd “Slim digitaal Samenwerken” binnen office 365. Binnenkort ga ik alle afdelingen langs om een presentatie te geven over hoe we dit kunnen bereiken en welke rol documentopslag hierin speelt.

Kortom, er is nog genoeg te doen, maar alle lessen die ik de afgelopen maanden in Opmeer heb opgedaan, neem ik mee. Ik weet steeds beter wat ik kan verwachten en kan daarop beter inspelen in het verdere proces en in toekomstige projecten.


Geschreven door Esther Huffner, Frisdoener bij Gemeente Opmeer.

 

Back To Top