skip to Main Content

‘Anders werken’ in tijden van Corona

Het is 12 uur op woensdag 24 juni 2020 en ik loop weg van de afdeling waar ik net training heb gegeven. De laatste training voor de afdeling Zorg en Welzijn en de op één na laatste training voor de Gemeente Opmeer. Terwijl ik door het gebouw loop zie ik hoe erg het hier veranderd is. Door het project ‘Anders werken’ is al het interieur aangepast om beter aan te sluiten bij het concept van flexwerken. Toen ik hier 3,5 maand geleden begon als projectleider Digitale werkomgeving zag het er heel anders uit. Mijn project draaide om de uitrol van het pakket Office 365 en Teams, het trainen van de medewerkers en het faciliteren bij technische problemen. In de tussentijd is er veel gebeurd. De eerste drie weken werkte ik nog op locatie en vanaf de vierde week brak de Coronapandemie uit…

Ondanks dat heb ik mijn project met succes weten af te ronden. In deze blog geef ik je twee tips voor het ‘anders werken’ in tijden van Corona.

Anders werken in tijden van Corona: zoek nog meer de verbinding

Voor een sociaal iemand zoals ik was de lockdown een regelrechte nachtmerrie. Hoe kan ik goed sturen als ik onzichtbaar ben binnen de organisatie? Hoe vind ik de verbinding met de mensen? Normaal doe ik dit in de wandelgangen als ik iemand zie lopen. Dan stap ik op die persoon af en zoek ik de verbinding. Maar nu we alleen maar digitaal werken kan ik geen gebruik meer maken van die koffiehoek momenten. Allemaal zaken die mij dwongen om mijn standaard werkwijzen helemaal om te gooien of deze aanpassen naar de tijd waar we nu in leven. En dat terwijl ik ook nog eens nieuw ben in de organisatie. Het is mooi om daar nu op terug te kijken en te beseffen dat het gelukt is.

In de afgelopen periode heb ik de gehele documentopslag van de afdelingen over gezet, heb ik me verbonden met de medewerkers, heb ik de medewerkers getraind en de deadline gehaald.

Hoe ik dat gedaan heb?

Flexibele projectleider, wendbare organisatie

Als Frisdoener en projectleider moet ik natuurlijk flexibel zijn en me kunnen aanpassen naar onverwachte situaties. Dit hoort nou eenmaal bij de job. De reden dat ik nu met een beetje verwondering terug kijk is omdat dit enorm veel gevraagd heeft van de medewerkers (mijn collega’s) van Gemeente Opmeer. Hun leven werd op z’n kop gegooid en ondertussen werden hun werkwijzen aangepast. Het vraagt zoveel van de medewerkers en het is prachtig om te zien dat ze hier flexibel mee om zijn gegaan. Door veel te communiceren en duidelijk te maken waarom het digitaliseren juist in deze tijd van belang is kreeg ik iedereen mee.

En dit is ook de kern van mijn aanpak geweest. In tijden van Corona is communicatie cruciaal! Daarom deze twee tips:

1. Doe een stakeholdersanalyse
2. Maak een communicatieplan

Tip 1. Doe een stakeholdersanalyse

Het is verstandig, nee, cruciáál om op voorhand draagvlak te creëren bij stakeholders. Stakeholders in deze context zijn de mensen die het meest geraakt gaan worden door je project, in dit geval alle collega’s, aangezien het om een organisatiebrede verandering ging. Dit doe je door ze vroegtijdig te informeren over de naderende verandering(en) en ze vervolgens frequent te betrekken bij je project.

Tip 2. Maak een communicatieplan

Op basis van je stakeholderanalyse maak je een communicatieplan. Belangrijk hierbij is dat je in je communicatie de focus legt op de waarom. Leg uit waarom iets gaat veranderen, of waarom je de keuze zo en zo hebt gemaakt en neem ze daar in mee. (Dit is overigens los van Corona bij elk verandertraject noodzakelijk.) Vervolgens kun je praktische afspraken maken: wie moet je informeren? Wie ga je betrekken? Hou ook een lijstje bij met actuele zaken, zodat je bijvoorbeeld op het intranet berichten kunt plaatsen die op dat moment relevant zijn.

Creëer draagvlak bij verandertrajecten, al helemaal in tijden van Corona

Mijn tips voor het anders werken in tijden van Corona zijn dus eigenlijk twee tips voor het slagen van een veranderproject. Ik ben ervan overtuigd dat het in tijden van Corona voor heeft gezorgd dat het toch nog goed is gekomen, ook al was het in het begin even schakelen.

Terwijl ik nu terugkijk op het project Digitale Werkomgeving is het wel van belang iets gas terug te nemen binnen het project. Voor de verdere adoptie van Office 365 zal Gemeente Opmeer het project meer vraag gestuurd moeten inrichten. Laat ik dit maar direct in het afsluitende advies zetten, zodat ze hier rekening mee kunnen houden in het vervolgtraject. De medewerkers hebben wel even een adempauze verdiend!

Nog even dit:

Jong&Fris ging met een cameraploeg op bezoek bij Gemeente Opmeer met de vraag wat meer te vertellen over onze samenwerking. Onderstaand filmpje geeft je een goeie indruk van de werkwijze van Jong&Fris en mijn opdracht. Mijn collega Frisdoener Kirsten schreef trouwens eerder al over Inwerken op afstand in tijden van Corona en geeft daar ook 3 nuttige tips!

Door: Philippe

Back To Top
× Neem contact op